Üretkenlik Becerisi Zamanı Geri Kazandırır

Hepimiz çok meşgulüz. Ödememiz gereken faturalar, ilgilenilecek çocuklar ve elbette teslim için son tarihlerimiz var. Tüm bu taahhütler bize kendimiz için ve başkalarıyla anlamlı ilişkiler geliştirmek için çok az anlamlı zaman bırakıyor. Ama iyi haber şu ki: zamanımız olmadığını söylediğimizde, gerçekten demek istediğimiz, kararsız olduğumuzdur. Ve bu değiştirebileceğimiz bir şey.


Çoğumuz paramızı nasıl harcadığımız konusunda inanılmaz derecede dikkatliyiz. Ama zamanımız söz konusu olduğunda, her türlü saçma isteklere evet diyoruz; her şeye acilmiş gibi davranıyoruz; anlamsız toplantılara katılıyoruz; günlerimizi gelen kutularımıza ve akıllı telefonlarımıza bağlı olarak geçiriyoruz; ve inatla bir makinenin bizim için yapabileceği görevleri yerine getirmeye devam ediyoruz.


Ancak paradan farklı olarak, zaman geri kazanılamaz.


Bir kimlik veya statü duygusu elde etmek kolaydır, ama sonuçta ne için? Palyatif bakım hemşiresi Bronnie Ware'in, The Top Five Regrets of the Dying adlı kitabında belirttiği gibi, insanların ölüm yataklarında yaşadıkları en büyük pişmanlıklardan biri çok fazla çalıştıklarıydı.



Otomatikleştirin


Günümüzde her türlü görev otomatikleştirilebilir. Ne yazık ki, çok az girişimci ve şirket yöneticisi piyasadaki uygun fiyatlı ve basit ancak etkili araçlardan faydalanmaktadır.


Otomatikleştirilebilecek öğelerin kapsamlı olmayan birkaç örneği:


Yasal: Veri madenciliği, sözleşme incelemesi

Satış: Potansiyel müşteri oluşturma, potansiyel müşteri geliştirme, teklif geliştirme, toplantı hazırlığı, müşteri istihbaratı, rakip istihbaratı

Pazarlama: E-posta şablonları ve pazarlama içeriği sendikasyonu, içerik değiştirme, içerik dağıtımı

IT: Veri yedekleme, ağ yönetimi, PC bakımı, hesap oluşturma, dosya aktarımları, veri çıkarma

HR: Bordro çizelgelemesi, aday alımı

Geliştirme / programlama: Dosyaları kopyalamak ve tekrar eden eylemleri gerçekleştirmek için komut dosyaları, görüntülerin optimizasyonu

Müşteri desteği: Anketler ve anketler, müşteri soruları


Bugün kullanmaya başlayabileceğiniz araçlar:


İş akışı yönetimi: Zapier.com, IFTTT.com

Sosyal medyada yayınlama: Buffer ve HootSuite

Randevu planlama: Calendly.com

İçeriği değiştirme: Repurpose.io

Dış kaynak

Otomatikleştirilemeyen süreç odaklı görevler en azından yetkilendirilmeli veya dış kaynaklardan sağlanmalıdır. İşinizin bir kısmı sizin için başkalarının yapabileceği düşük riskli, tekrarlanabilir, karmaşık olmayan bir işse, neden hala siz yapıyorsunuz? Popüler Joe Rogan Experience podcast'inin bir bölümünde, AngelList'in kurucusu Naval Ravikant kendiniz için istekli bir saatlik ücret belirlemenizi ve buna bağlı kalmanızı önerdi.


“Asla bu miktardan daha az bir süre için hiçbir şey yapmayın. İster bir toplantıya katılıyor ister Amazon'dan bir paket iade ediyor olsun… Eğer bir şey iade etmek zorunda kalırsam ve bu kişisel saatlik ücretimden daha düşükse, birine hediye edeceğim.”

Yüzlerce girişimciyle çalıştıktan sonra, genellikle yazar Perry Marshall tarafından oluşturulan aşağıdaki tabloyu gösteriyorum ve “Saatte 10 dolarlık görevlerde zamanınızın yüzde kaçını harcıyorsunuz?” Diye soruyorum.


Olağan cevap ise “Zamanımın yaklaşık yarısı”. İnsanları dış kaynak kullanmaya zorladığımda, bir ironi ipucu olmadan cevap veriyorlar: “Bunu yapacak zamanım yok!” Zaman kazanmak için zaman harcamanız gerekiyor, ancak bileşik faiz gibi, uzun vadede, yatırımınızdan katlanarak daha fazla zaman kazanacaksınız.

“Ama bunu yapmam günde sadece birkaç dakika sürüyor!” Günde 5 dakika, günde 5 kez alan bir görev bile, bilişsel anahtarlama maliyetlerini bile hesaba katmadan yılda 15 iş günü ekler. Daha düşük değerli görevleri dış kaynaklardan edinmek için aşağıdakiler gibi araçları deneyin: Günlük işler: GetMagic.com, TaskRabbit.com Yaratıcı görevler ve sanal asistanlar: Upwork.com, Freelancer.com


Eşzamansız iletişimi kullanın


Çok kişili, çok saatlik toplantılar ve tüm e-postaları yanıtlama yoluyla hesap verebilirliği dış kaynaklardan kullanma eğilimi, şirket verimliliğini durgun ve çalışanların moralini düşük tutar.


Çoğu şey acil bir yanıt gerektirmez ve toplantıların yalnızca bilgi iletmek için kullanılmaması gerekir; bunun için e-posta ve anlık mesajlaşmalar var.


Daha kısa toplantılar planlamayı deneyin. Ve bir toplantıya gerek yoksa (genellikle değildir), bu eşzamansız iletişim araçlarından birini deneyin:


Anlık ileti: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams

Proje yönetimi: Asana, Trello, Basecamp, Airtable

E-postaları ve web sitelerini duraklatma: Gelen Kutusu Duraklatma, Blocksite


Tüm kararlara büyük kararlar gibi davranmayı bırakın

Amazon'un Jeff Bezos'un Tip 1 ve Tip 2 kararlarına ne dediğinden bahsetmeden eşzamansız iletişimden bahsetmek zor: Tip 1 kararları büyük, geri döndürülemez ve yüksek miktarlarda. Tip 2 kararları geri alınabilir. Çok fazla zarar vermeden değişiklik yapabilirsiniz. Kararlarımızın çoğu Tip 2 kararlarıdır ve hızlı bir şekilde alınmalıdır. Tip 1 kararları olarak ne kadar az karar verilirse, toplantı ve iletişim ile o kadar az zaman tüketilir.



Görev paketlemeyi deneyin


Çoklu görev bir efsanedir ve görev değiştirme bizi verimsiz ve bitkin bırakır, ancak bu, görevleri bir araya getiremeyeceğimiz anlamına gelmez.


Pennsylvania Üniversitesi Wharton School'da davranışçı bir ekonomist olan Katherine Milkman, “ayartma” terimini ortaya attı. Olumlu alışkanlıklar oluşturmanıza yardımcı olmak için, yapmak istediğiniz şeyleri yapmanız gereken şeylerle birleştirmeyi ifade eder.


Diyelim ki fizyoterapistim benden haftaya üç kez 30 dakikalık hareketlilik eğitimi eklememi istedi. Bunu tek başına yapabilirim ya da YouTube'da bir belgesel izlemek ya da konuşmacı aramak gibi yapmak istediğim bir şeyle birleştirebilirim.


Daha az mazeret oluşturarak ve işimizi ve kişisel yaşamlarımızı tasarlamak için gereken zamanı harcayarak daha anlamlı ve daha az pişman bir hayat geliştirebiliriz.


Roman Stoacı filozof Seneca'nın dediği gibi, “Nasıl kullanılacağını biliyorsan hayat uzun”.


Yazar Steve Glaveski